Learning Process

Dalam rangka kegiatan pembelajaran di Program Vokasi, Program Vokasi melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap proses pembelajaran pada setiap program studi di lingkungan Program Vokasi. Dalam rangka memonitor dan mengevaluasi proses pembelajaran tersebut, hal-hal nyata yang telah dilakukan oleh Program Vokasi selama ini adalah melakukan koordinasi kegiatan perencanaan pembelajaran, memfasilitasi dan monitoring proses pelaksanaan pembelajaran dan koordinasi kegiatan evaluasi pembelajaran serta penjaminan mutu pembelajaran.

a. Perencanaan Kegiatan Pembelajaran

Sebelum dimulai kegiatan pembelajaran di setiap semester, maka Program Vokasi melakukan rapat koordinasi dengan semua program studi di Program Vokasi dalam perencanaan pembelajaran di semester yang akan datang. Kegiatan ini membahas mengenai kesiapan sumber daya manusia dan sarana pendukungnya. Terkait dengan kegiatan perencanaan, maka Program Vokasi membuat kalender akademik tiap semester yang menjadi acuan tiap program studi dalam pembuatan rencana pembelajaran, yang didasarkan pada kalender akademik universitas. Program Vokasi juga membantu/menfasilitasi dalam kegiatan penyusunan jadwal kuliah, jadwal ujian tengah dan akhir semester serta kegiatan key in KRS mahasiswa. Dengan variabel jumlah mahasiswa, jumlah kelas, dan jumlah dosen aspek penjadwalan merupakan hal yang vital untuk menjamin proses pembelajaran selanjutnya berjalan dengan lancar. Untuk memastikan tidak terjadi bentrok dalam hal penggunaan ruang maupun jadwal dosen mengajar, Program Vokasi telah memberi fasilitas dalam bentuk software dan operator software penyusunan jadwa perkuliahan dan ujian. SOP dalam hal penyusunan jadwal adalah sebagai berikut:

  1. Masing-masing program studi merancang jadwal secara manual
  2. Rancangan jadwal diserahkan ke Program Vokasi untuk dikompilasi dan disusun secara keseluruhan dengan mempertimbangkan kebutuhan tiap-tiap jurusan dan ketersediaan ruang dan waktu
  3. Jadwal diumumkan kepada dosen dan mahasiswa

Dalam kegiatan persipan ini selain yang telah dijelaskan di atas, peranan Program Vokasi adalah melakukan pengecekan terhadap kelayakan dari pengampu mata kuliah di semester yang akan dilaksanakan. Selain itu, Program Vokasi juga berperan dalam penyiapan administrasi yang mendukung pelaksanaan proses pembelajaran, seperti pembagian kelas, pencetakan presensi dan lain sebagainya.

b. Proses Pembelajaran

Setelah kegiatan perencanaan selesai, maka Program Vokasi memfasilitasi program studi dalam melaksanakan proses pembelajaran. Pertama, Program Vokasi menfasilitasi setiap program studi dengan membantu dalam pembagian kelas dan menyiapkan presensi tiap mata kuliah dalam sebuah semester. Program Vokasi juga melakukan monitoring dan memastikan kegiatan pembelajaran sudah mulai, dengan mengecek kehadiran dosen dan mahasiswa, yang bisa diakses lewat online. Program Vokasi juga melakukan monitoring terhadap sarana dan prasarana perkuliahan, dan mencari solusi jika ada permasalahan ditemukan di lapangan.

Koordinasi untuk membahas dan mencari penyelesaian terkait sarana dan prasarana perkuliahan, dilakukan lewat rapat sarpras antara Program Vokasi dan Universitas yang dilakukan tiap hari Kamis.

Selain itu, Program Vokasi juga menfasilitasi mahasiswa dalam menyiapkan dan membuat persyaratan administrasi untuk keperluan Tugas Akhir, Kerja Praktek, Bea Siswa dan lain-lain. Program Vokasi juga mengkoordinasikan kegiatan evaluasi pembelajaran tengah semester dan akhir semester program studi yang ada di Program Vokasi

c. Evaluasi Pembelajaran

Program Vokasi melakukan koordinasi untuk mengevaluasi penyelenggaraan pembelajaran di semua program studi di Program Vokasi di setiap akhir semester. Kegiatan evaluasi ini dimaksudkan untuk mencari permasalahan yang timbul selama penyelenggaraan pembelajaran di semester yang dimaksud, sebagai bahan perbaikan untuk penyelenggaraan kegiatan pembelajaran di semester berikutnya. Program Vokasi juga membantu program studi dalam memantau hasil evaluasi pembelajaran yang dikeluarkan oleh dosen, sehingga nilai mahasiswa tiap semester diharapkan masuk dengan tepat waktu.

d. Kegiatan Penjaminan Mutu

Program Vokasi membantu dalam kegiatan penjaminan mutu kegiatan akademik di setiap program studi. Program Vokasi UMY telah memiliki sistem penjaminan mutu yang terintegrasi dengan sistem penjaminan mutu di tingkat universitas. Dalam sistem tersebut, monitoring dan evaluasi proses pembelajaran didukung dengan adanya Gugus Kendali Mutu (GKM) yang beranggotakan perwakilan dari masing-masing program studi dan Program Vokasi. GKM bertugas melakukan monitoring dan evaluasi terhadap proses pembelajaran baik perkuliahan, praktikum, praktik lapangan, dan ujian. Secara kontinyu setiap semester GKM mengadakan pertemuan dengan mahasiswa dan para penanggungjawab kegiatan akademik untuk mendiskusikan capaian-capaian akademik dan perencanaan mutu akademik. Setiap semester, dalam rangka melakukan monitoring dan evaluasi internal (MONEVIN), GKM menyusun kuesioner dan mengumpulkan data kinerja dari masing-masing program studi untuk mengevaluasi proses pembelajaran yang telah dilaksanakan. Kesimpulan dan temuan hasil evaluasi tersebut dilaporkan kepada Badan Kendali Mutu (BKM) Laporan Kinerja Unit Kerja untuk diolah dan diintegrasikan menjadi Laporan Kinerja Akademik Universitas secara komprehensif dan dilaporkan pada mekanisme Rapat Kerja Tengah Tahunan Universitas (RKTT) pada akhir semester gasal/awal semester genap dan hal yang sama juga dilakukan untuk Rapat Kerja Tahunan (RKT) pada akhir tahun secara kontinyu dan terus menerus.

Bentuk tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi pembelajaran, berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, pada mekanisme RKTT tersebut dilakukan pemberian penghargaan bagi Program Vokasi dengan kinerja akademik terbaik sebagai bentuk reward/punishment. Selanjutnya Program Vokasi wajib melakukan follow- up terhadap hasil kinerja akademik yang telah disampaikan pada mekanisme RKKT tersebut. Follow up yang dilakukan PV UMY terkait dengan hal tersebut adalah pembahasan pada rapat pimpinan Program Vokasi dan prodi, rapat pleno Program Vokasi, dan rapat senat Program Vokasi. Selain reward/punishment di tingkat universitas, reward dan punishment yang diberikan Program Vokasi kepada personil terkait dengan kinerja akademik dapat berbentuk finansial maupun non finansial seperti: insentif percepatan pengumpulan nilai ujian, teguran lisan dan tertulis, penundaan pelibatan dosen dalam pengujian pendadaran dan skripsi mahasiswa, dan lain- lain. Follow up tersebut merupakan bagian dari usaha Program Vokasi untuk selalu meningkatkan mutu akademik termasuk di dalamnya mutu proses pembelajaran.